لإدارة الوقت

خمسون طريقة فعالة لإدارة الوقت


كثير منا يشتكي طوال العام من ضيق الوقت ومن أنه لا يجد وقتا حتى لقراءة ربع حزب من القرآن الكريم يوميا، بينما إدارة الوقت جزء من ديننا وتراثنا وثقافتنا. كثيرة هي الآيات والأحاديث والآثار التي تحثنا على الاهتمام بالوقت وحسن إدارته ومن ذلك قوله تعالى “والعصر إن الإنسان لفي خسر إلا الذين آمنوا وعملوا الصالحات وتواصوا بالحق وتواصوا بالصبر” سورة العصر، وفي الحديث “نعمتان مغبون فيهما كثير من الناس الصحة والفراغ” رواه الشيخان.
وفي الأثر أن ما كتبه ابن جرير من مؤلفات طوال حياته يعادل 14 صفحة يوميا (كتابة وليس قراءة) بمعنى أنه لو قسمنا عدد صفحات ما ألفه ابن جرير على عدد أيام حياته لكانت بمعدل 14 صفحة يوميا!!

نعود للموضوع لنسرد هذه الطرق الكفيلة بأن تحفظ الوقت وتزيده بركة وإنتاجية :

1ـ الإدارة الجيدة : للوقت لا تعني العمل المتواصل المرهق فلقد ولى زمن التعب والإرهاق في العمل
2ـ لابد من توزيع الوقت بين العمل والمنزل والصحة والنفس والعائلة “فأعط كل ذي حق حقه”
3ـ الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك
4ـ يجب أن يكون لديك قائمة للمهام المكتوبة يوميا على الأقل ويحبذ أسبوعيا وشهريا وسنويا
5ـ تذكر أن 70% من الوقت يهدر فيما لا فائدة فيه
6ـ وأن 15% من الوقت يهدر في المجاملات
7ـ لابد من تفويض مهامك لغيرك
8ـ ابدأ بالمهم والمستعجل من أعمالك
9ـ انتبه لما يطلبه منك مديرك
10ـ ساعد موظفيك مباشرة ولا تقل لهم أعطوني مهامكم لإنجازها نيابة عنكم
11ـ حاول أن تبدأ بالأعمال الهامة وغير المستعجلة أولا بأول
12ـ إذا أخرت أعمالك لآخر لحظة فسوف تعيش سياسة إطفاء الحرائق أو ما يسمى بإدارة الأزمات من أزمة إلى أخرى
13ـ إذا بقيت دون خطة اجتثك الآخرون وبقيت تخدم أهدافهم وأولوياتهم وتعيش في فلكهم
14ـ وزع وقتك بالنسب المناسبة لكل أهدافك في الحياة ابتداء من الدار الآخرة ومرورا بالعائلة والوظيفة وانتهاء بالتسلية والاسترخاء
15ـ أهدافك يجب أن تكون مقاسة ومحددة ويمكن تحقيقها ومناسبة ولها وقت محدد لتنفيذها
16ـ إذا لم تخطط لوقتك ستندم يوما ما
17ـ يجب أن تكتب أهم عشرة أهداف لك في الحياة وتضعها قبل أن تأوي على فراشك اليوم
18ـ قائمة الأعمال اليومية يجب ألا تقل عن 7 مهام عملية لتنفيذها غير فطرية إذاً لا تكتب الأكل وخلافه
19ـ جدول إجازاتك الفصلية والسنوية وتحدث عنها كثيرا فالجسم يتوق للراحة والاستجمام ويبدع إذا ما عرف أن هناك إجازة في انتظاره
20ـ تحسس مواهبك واستثمرها بشكل أفضل ونقاط ضعفك وقوها وعالجها
21ـ عش في المربع الثاني في مصفوفة الزمن أي ابدأ بالأهم فالأهم قبل أن يصبح مستعجلا
22ـ تعرف على ساعات الأصيل في يومك وعلى ساعات الاسترخاء كذلك، ساعات الأصيل هي الساعات التي تبدع فيها وتكون ذا حيوية ونشاط وساعات الاسترخاء هي تلك التي تقل حركتك ونشاطك فيها، وعادة ما تكون ساعات الأصيل في الصباح الباكر باستثناء بعض الفنانين والأدباء والشعراء الذين تكون ساعات الأصيل لديهم بعد الظهر أو في المساء
23ـ افعل أهم وأفضل شيء من أعمالك اليومية في ساعات الأصيل في يومك ولا تضيعها في النت أو قراءة الجريدة
24ـ جمع مواعيدك لا تدعها مبعثرة بحيث لا تضيع وقتك في التنقل بينها، اجعل موعد طبيب الأسنان بعد موعد الحلاق حتى لا تتكبد مشوارين
25ـ حاول أن تحسب كيف تقضي وقتك ولو يوما واحدا في السنة بحيث تسجل الوقت المستغرق في كل عمل تعمله لمدة يوم وستنتهي بنتائج مذهلة قد تغير مجرى حياتك للأفضل
26ـ ركز على الهام في حياتك ولا تنشغل ببنيات الطريق
27ـ استفد من الوقت الضائع كوقت انتظار الطائرة أو طبيب الأسنان ولا تتعامل مع الطبيب الذي لا يعطيك موعدا مسبقا محددا
28ـ استخدم جداول التخطيط اليومي والأسبوعي والشهري الدفترية منها أو الرقمية وفي الجوال والحاسب الكفي كم هائل منها
29ـ يقولون في الغرب Time is Money ونحن نقول الوقت أغلى من الذهب
30ـ حل المشاكل المحتملة أولا بأول ولا تكون فضوليا فيما لا فائدة منه
31ـ الحياة قصيرة لا تنغصها بكثرة الأعداء والمشاكل والمنغصات
32ـ صفح تتبعه راحة بال أفضل لك من عداوة تنتصر فيها على خصمك ولكن على حساب صحتك ووقتك
33ـ قلل بالتجربة ساعات نومك وبالتدريج
34ـ اجعل الاجتماعات أقصر ما يمكن
35ـ لا تزعج نفسك بكثرة الورق والملفات والملزمات من حولك رتب ما تحتاج وألق بالباقي في سلة المهملات
36ـ فرق بين التميز في العمل والمثابرة لحد الوسواس
37ـ فوض فوض فوض
38ـ تعلم كيف تعمل شيئين معا كالرد على الهاتف وقراءة بريدك الإلكتروني
39ـ تعلم أن تقول لا لمن يضيع وقتك
40ـ رتب مكتبك حتى يمكن أن تصل للأشياء دون أن تقوم من مقامك
41ـ احتفظ في مكتبك بمخزون جيد من المستهلكات التي لا تتلف مثل الورق والحبر والقرطاسيات فما أسوأ أن تخرج ليلا تبحث عن سوبر ماركت لتشتري ثوب ورق تطبع عليه تقريرا مستعجلا
42ـ كون لك شبكة من العلاقات والمعارف والأصدقاء تسهل أمورك بطرق مشروعة وصحيحة خاصة في مجتمعنا، حيث تعود بعض الموظفين أن يعطيك المعلومة بالقطارة
43ـ ليكن مكتبك في العمل معاكسا لحركة المرور في الشركة ولا تواجه الباب لأنك لست شرطي مرور وسيأتيك الكثيرون يسألون أين هذا الموظف أو ذلك المكتب وحتى دورة المياه
44ـ دع من يزورك ويضيع وقتك أن يرى الساعة بوضعها خلفك لا أنت تراها خلفه وتتلظى لضياع وقتك معه
45ـ لا توفر مقاعد مخملية وفخمة في مكتبك تغري الزائر بالبقاء أطول مدة ممكنة عليها، تذكر أن مطاعم الوجبات السريعة توفر مقاعد صلبة بعض الشيء يملها الزبون بعد 15 دقيقة وهي وقت تناول الوجبة
46ـ كن حازما مع من يضيع وقتك
47ـ زر من يضيع وقتك ولا تدعه يزورك لأنك تكون صاحب مبادرة المغادرة بينما لا تستطيع أن تطالبه بمغادرة مكتبك
48ـ استخدم الإشارات ليعرف الجميع أنك مشغول ولا وقت لك لتضييعه كأن تعمل بدون غترة أو تقفل باب مكتبك ، 70% من الناس يحترمون إشارات من هذا النوع
49ـ اسكن قريبا من عملك توفيرا للوقت
50ـ لا تتحدث في الهاتف أكثر من 5 دقائق متصلة

أخيرا، يذكر لي طبيب أسنان مشهور أن معظم أعذار مرضاه قلة الوقت حتى إنهم لا ينظفون أسنانهم بشكل جيد رغم أن الواحد منا يقضي ما يصل إلى 12 ساعة أسبوعيا في المناسبات الاجتماعية، ويضيف لو نظم الناس أوقاتهم لأقفل الكثير منا عيادات طب الأسنان